Jest połowa października, Antek ma pięć miesięcy i właśnie zasnął w wózku po spacerze wzdłuż Wisły. Jego mama, Ola, siada z telefonem na ławce i czyta wątek na forum rodziców z Tarchomina: jedna osoba pisze, że do żłobka trzeba zapisać dziecko „zaraz po porodzie”, druga, że „i tak liczą się punkty”, trzecia, że w lutym jest „termin, którego nie wolno przegapić”. Ola wraca do pracy we wrześniu przyszłego roku i nie wie, czy już jest za późno, czy jeszcze za wcześnie.
Odpowiedź jest prostsza, niż sugerują fora, ale wymaga znajomości kilku dat. Ten tekst opisuje, jak działa zapis do żłobków miejskich w Warszawie według regulaminu rekrutacji z 18 września 2026 roku i harmonogramu na rok 2026/2027, czym różni się zapis do żłobka prywatnego i jak ułożyć sobie kalendarz, żeby dziecko i rodzic byli gotowi na pierwszy dzień.
Kiedy zapisać dziecko do żłobka?
Do żłobka miejskiego w Warszawie wniosek możesz złożyć przez cały rok, gdy tylko dziecko ma numer PESEL, i warto to zrobić z wyprzedzeniem. O kolejności przyjęć decydują jednak przede wszystkim punkty za kryteria, a data złożenia wniosku rozstrzyga dopiero wtedy, gdy dwa wnioski mają tyle samo punktów. Na wrzesień najważniejsze jest okno rekrutacji podstawowej, które w 2026 roku trwało od 27 maja do 8 czerwca.
W praktyce oznacza to trzy rzeczy. Po pierwsze, złożenie wniosku kilka dni po urodzeniu dziecka nie daje przewagi nad rodziną z większą liczbą punktów, która złoży go później. Po drugie, wczesny wniosek nie szkodzi, a przy równej liczbie punktów pomaga. Po trzecie, wniosek złożony wcześnie trzeba pilnować: co roku w styczniu wymaga przedłużenia, inaczej wypada z systemu. Do żłobka prywatnego zapisujesz dziecko bezpośrednio w placówce, na zasadach z jej statutu, więc tam o terminie decyduje przede wszystkim to, kiedy zwalniają się miejsca w wybranej grupie.
O tym, od jakiego wieku dziecko w ogóle może iść do żłobka, piszemy osobno w tekście żłobek od jakiego wieku. Tutaj chodzi o sam zapis: kiedy, gdzie i jak.
Trzy drogi do żłobka w Warszawie — tabela
Zanim zaczniesz liczyć daty, sprawdź, do jakiego rodzaju placówki chcesz zapisać dziecko. Regulamin Zespołu Żłobków m.st. Warszawy obejmuje żłobki miejskie, publiczne punkty dziennego opiekuna i placówki niepubliczne dofinansowane przez miasto, wyłonione w otwartym konkursie ofert. Pozostałe żłobki i kluby dziecięce prowadzą zapisy samodzielnie.
| Rodzaj placówki | Gdzie składasz wniosek | Kiedy | Kto decyduje o kolejności |
|---|---|---|---|
| Żłobek miejski (Zespół Żłobków m.st. Warszawy) | System elektroniczny nabor.pcss.pl/warszawa/zlobek | Przez cały rok; rekrutacja podstawowa na wrzesień od przełomu maja i czerwca | Punkty za kryteria z regulaminu, przy remisie data wniosku |
| Publiczny punkt dziennego opiekuna | Ten sam system | Tak samo jak do żłobka miejskiego | Te same kryteria, bez punktu za zamieszkanie w dzielnicy placówki |
| Placówka niepubliczna dofinansowana przez miasto | Ten sam system | Tak samo jak do żłobka miejskiego | Te same kryteria punktowe |
| Żłobek lub klub dziecięcy prywatny bez dofinansowania | Bezpośrednio w placówce | Według zasad placówki | Warunki przyjęcia ze statutu placówki |
Wniosek w systemie miejskim może wskazywać od jednej do trzech placówek. Jeśli bierzesz pod uwagę zarówno żłobek miejski, jak i prywatny, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby równolegle złożyć wniosek w systemie i porozmawiać z wybraną placówką prywatną.
Od kiedy można złożyć wniosek do żłobka miejskiego?
Wniosek do żłobka miejskiego w Warszawie możesz złożyć, gdy dziecko ma numer PESEL. Regulamin rekrutacji mówi wprost, że podstawą udziału w rekrutacji jest wniosek o przyjęcie dziecka posiadającego numer PESEL, a dla dzieci bez PESEL, na przykład cudzoziemców, podaje się numer i serię dokumentu tożsamości. Wniosku nie złożysz więc w ciąży, tylko po urodzeniu i nadaniu numeru.
Wniosek złożony wcześnie nie od razu pojawia się w kolejce do konkretnej grupy. Regulamin opisuje dwie sytuacje, w których system pokazuje wniosek bez pozycji w kolejce:
- Dziecko jest za młode na grupę. Jeśli nie ma jeszcze 20 tygodni albo — w zależności od grupy — 12 miesięcy i jednego dnia, system pokazuje komunikat „dolny próg wiekowy”, a pozycja w kolejce pojawia się 14 dni przed osiągnięciem wymaganego wieku.
- We wniosku jest późniejsza data rozpoczęcia opieki. We wniosku wskazujesz preferowaną datę objęcia dziecka opieką. Jeśli jest odległa, pozycja w kolejce pojawi się 14 dni przed tą datą.
Wczesny wniosek nie przyspiesza więc przyjęcia. Daje za to porządek: masz konto w systemie, widzisz, jakie kryteria są zaznaczone, i masz zapisaną datę złożenia, która liczy się przy równej liczbie punktów. Nowego wniosku nie złożysz dla dziecka, które skończyło 36 miesięcy.
Jak działa elektroniczny system rekrutacji
Cała rekrutacja do żłobków miejskich odbywa się w systemie dostępnym pod adresem nabor.pcss.pl/warszawa/zlobek. Logujesz się przez login.gov.pl, wypełniasz formularz, zaznaczasz kryteria, które spełniasz albo będziesz spełniać do dnia przyjęcia dziecka, i wybierasz od jednej do trzech placówek. Ofertę żłobków, z dodatkowymi cechami takimi jak placówka integracyjna, znajdziesz w zakładce z ofertą tego samego systemu.
Po kliknięciu „Zapisz” dostajesz e-mail z linkiem aktywacyjnym. Dopiero aktywacja jest równoznaczna ze złożeniem wniosku — bez niej wniosek nie bierze udziału w rekrutacji. Aktywny wniosek ma status „oczekujący”, a w ciągu kwadransa widzisz jego pozycję w kolejce do każdej wybranej placówki i liczbę punktów.
Kilka zasad, które warto znać przed pierwszym logowaniem:
- Jeden wniosek na dziecko. Dwa lub więcej wniosków ze statusem „oczekujący” dla tego samego dziecka mogą zostać odrzucone wszystkie.
- Zmiany tylko w statusie „oczekujący”. Placówkę usuniętą z wniosku można przywrócić do końca następnego dnia, a kolejną zmianę preferencji zrobić dopiero po 23:59 następnego dnia.
- Kwalifikacja jest automatyczna. System przydziela wolne miejsca w nocy lub rano, a o zmianie statusu informuje e-mailem. Regulamin radzi regularnie sprawdzać konto, skrzynkę i folder spamu.
Dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności lub ze specjalnymi potrzebami rozwojowymi biorą udział w rekrutacji w pierwszej kolejności do żłobków integracyjnych, na zasadach odrębnych, w trybie indywidualnym.
Rekrutacja na wrzesień — harmonogram 2026/2027
Rekrutacja podstawowa to coroczny nabór na nowy okres opieki, który zaczyna się we wrześniu. Zespół Żłobków publikuje do niej osobny harmonogram. Na rok 2026/2027 wyglądał tak:
| Termin w 2026 roku | Co się działo |
|---|---|
| 23 kwietnia – 5 maja | Rodzice dzieci już chodzących do żłobka składali e-mailem deklarację kontynuacji opieki |
| 20–26 maja | Przerwa techniczna, aktualizacja listy placówek i liczby miejsc |
| 27 maja – 8 czerwca (do 12:00) | Nowe wnioski i edycja istniejących, wybór do trzech placówek, aktualizacja kryteriów |
| 8–10 czerwca | System zamknięty |
| 10 czerwca od 12:00 | Komunikaty o zakwalifikowaniu do przyjęcia od 1 września |
| 10–17 czerwca | Potwierdzenie woli zapisu e-mailem do placówki |
| 11 czerwca – 31 sierpnia | Weryfikacja dokumentów w terminie uzgodnionym z kierownikiem placówki |
| od 11 czerwca | Rekrutacja uzupełniająca na wolne miejsca od 1 września |
| od 18 sierpnia | Nabór na miejsca zwalniające się po 1 września |
W oknie rekrutacji podstawowej pozycja dziecka w kolejce przeliczała się automatycznie według wieku dziecka na dzień 1 września i daty rejestracji wniosku. Daty zmieniają się z roku na rok, a kilka żłobków po remontach miało w 2026 roku osobne harmonogramy. Harmonogram na kolejny rok szkolny sprawdź na stronie Zespołu Żłobków wiosną — miejska baza wiedzy Warszawa 19115 podaje, że rekrutacja na wrzesień rozpoczyna się na przełomie maja i czerwca.
Rekrutacja uzupełniająca, czyli nabór przez cały rok
Wrzesień nie jest jedynym momentem, w którym dziecko może dostać miejsce. Według miejskiej bazy wiedzy Warszawa 19115 rekrutacja do żłobków trwa przez cały rok, a dzieci są przyjmowane na miejsca zwalniane w wyniku rezygnacji. Regulamin nazywa to rekrutacją uzupełniającą: prowadzi się ją po zakończeniu rekrutacji podstawowej, gdy zwolni się miejsce albo powstanie wolne miejsce w danej grupie wiekowej.
Wnioski, które nie zakwalifikowały się w rekrutacji podstawowej, biorą w niej udział automatycznie — nie musisz niczego składać ponownie. Po 18 sierpnia dzieci oczekujące są kwalifikowane 14 dni przed możliwą datą przyjęcia, ustaloną na podstawie wieku dziecka albo daty objęcia opieką wskazanej we wniosku.
Dla rodzica, który wraca do pracy w listopadzie albo w marcu, to dobra wiadomość: nie trzeba czekać do września. Trzeba jednak liczyć się z tym, że w ciągu roku miejsc jest mniej i nie da się przewidzieć, kiedy zwolni się to jedno w wybranej grupie. Warto więc mieć plan B na kilka tygodni — babcię, nianię albo elastyczny powrót do pracy.
Warunki przyjęcia i kryteria punktowe
Do żłobka miejskiego przyjmowane są dzieci, które spełniają łącznie dwa warunki: mieszkają z rodzicami lub rodzicem w Warszawie i przeszły obowiązkowe szczepienia ochronne albo ze względów zdrowotnych stwierdzonych przez lekarza nie mogą zostać zaszczepione. Jeśli któregoś warunku nie spełniasz, wniosek zostaje odrzucony we wszystkich wybranych placówkach. Dopiero dzieci spełniające oba warunki są oceniane według kryteriów punktowych z załącznika nr 1 do regulaminu:
| Kryterium | Punkty |
|---|---|
| Oboje rodzice albo rodzic samotnie wychowujący odprowadzają podatek dochodowy do urzędu skarbowego dla m.st. Warszawy | 30 |
| Jeden z rodziców odprowadza podatek w Warszawie | 15 |
| Rodzice albo rodzic samotnie wychowujący pracują, prowadzą działalność, uczą się w trybie dziennym lub pracują na umowie cywilnoprawnej (bez urlopu wychowawczego) | 40 |
| Rodzice pracują, ale przynajmniej jedno korzysta z urlopu wychowawczego albo zawiesiło działalność dla opieki nad dzieckiem | 15 |
| Znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności rodzica albo rezygnacja z pracy dla opieki nad osobą z niepełnosprawnością | 30 |
| Dziecko z niepełnosprawnością lub specjalnymi potrzebami rozwojowymi | 2 |
| Rodzeństwo w wieku do 6 lat / 7–13 / 14–16 / 17–18 lat | 6 / 4 / 2 / 1 |
| Rodzeństwo poniżej 18 lat z orzeczoną niepełnosprawnością | 4 |
| Dwoje lub więcej rodzeństwa poniżej 18 lat | 5 |
| Dziecko mieszka w dzielnicy, w której działa wybrany żłobek | 1 |
Regulamin zawiera też zasady liczenia punktów, gdy kryteria sytuacji zawodowej spełnia tylko jeden z rodziców — wtedy przyznaje się połowę punktów za dane kryterium. Pełną treść tych zasad znajdziesz w załączniku nr 1. Z tabeli widać, dlaczego data złożenia wniosku ma mniejsze znaczenie, niż sądzą rodzice na forach: różnica kilkunastu punktów za podatek albo pracę przesuwa wniosek w kolejce bardziej niż kilka miesięcy wcześniejszej rejestracji.
Kryteria zaznaczasz we wniosku samodzielnie, deklarując, że spełniasz je albo będziesz spełniać do dnia przyjęcia dziecka. Po zakwalifikowaniu dziecka potwierdzasz je dokumentami wymienionymi w załączniku nr 2 do regulaminu.
Nie zapomnij o styczniu — przedłużenie wniosku
To najczęstsza pułapka dla rodziców, którzy złożyli wniosek z dużym wyprzedzeniem. Każdego roku od 1 do 15 stycznia wnioski ze statusem „oczekujący”, zarejestrowane do 31 grudnia poprzedniego roku, trzeba przedłużyć o kolejny rok. Przedłużenie jest obowiązkiem rodzica, a wnioski nieprzedłużone do 15 stycznia włącznie zostają odrzucone z systemu.
Przedłużenie zajmuje minutę: logujesz się, wybierasz „Wybierz akcję”, a potem „Przedłuż ważność wniosku”. W czasie tej corocznej aktualizacji rekrutacja nie jest prowadzona. Obowiązek nie dotyczy wniosków, które mają już status „zakwalifikowany” albo „przyjęty”.
Jeśli wniosek trafił do systemu w grudniu, a dziecko ma pójść do żłobka we wrześniu, przedłużenie wypadnie już po kilku tygodniach. Najprościej wpisać sobie przypomnienie w kalendarzu na pierwszy tydzień stycznia od razu po złożeniu wniosku.
Co się dzieje, gdy dziecko się zakwalifikuje?
Gdy wniosek osiągnie w kolejce pozycję uprawniającą do przyjęcia, zmienia status na „zakwalifikowany”, a ty dostajesz e-mail. Od tej chwili masz 5 dni roboczych na potwierdzenie woli przyjęcia miejsca — wysyłasz je e-mailem do placówki, do której zakwalifikowało się dziecko. Brak potwierdzenia albo rezygnacja z miejsca oznacza odrzucenie wniosku we wszystkich wybranych placówkach.
Potem kierownik lub dyrektor placówki wyznacza termin, w którym przynosisz podpisany wniosek papierowy wydrukowany z systemu i dokumenty potwierdzające warunki i kryteria. Załącznik nr 2 do regulaminu wymienia między innymi:
- potwierdzenie zamieszkania, na przykład pierwszą stronę ostatniego zeznania podatkowego albo umowę najmu,
- książeczkę zdrowia dziecka w części dotyczącej szczepień,
- potwierdzenie rozliczania podatku w Warszawie, na przykład UPO albo kartę z uprawnieniem Karty Warszawiaka,
- zaświadczenie od pracodawcy o zatrudnieniu i niekorzystaniu z urlopu wychowawczego albo wydruk z CEIDG,
- akty urodzenia rodzeństwa, jeśli we wniosku zaznaczone jest kryterium rodzeństwa.
Jeśli dokumentacja jest niepełna, placówka odejmuje punkty za niepotwierdzone kryterium, a wniosek wraca na listę oczekujących. Na końcu podpisujesz umowę — najpóźniej w dniu, w którym dziecko zaczyna chodzić do żłobka. Dopiero wtedy wniosek ma status „przyjęty”.
Jak zapisać dziecko do żłobka prywatnego?
Żłobki i kluby dziecięce, które nie są miejskie ani dofinansowane przez miasto w konkursie, nie korzystają z warszawskiego systemu rekrutacji. Zapisujesz dziecko bezpośrednio w placówce. Zasady przyjęcia nie są jednak dowolne: ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 wymaga, żeby każdy żłobek i klub dziecięcy działał na podstawie statutu, który określa między innymi warunki przyjmowania dzieci, z uwzględnieniem preferencji dla rodzin wielodzietnych i dzieci z niepełnosprawnościami.
Ustawa określa też, jakie dane rodzic podaje, ubiegając się o miejsce: między innymi imię, nazwisko, datę urodzenia i PESEL dziecka, informacje o rodzeństwie, adres, dane kontaktowe, miejsce pracy rodziców oraz dane o zdrowiu, diecie i rozwoju dziecka. Te same informacje zbiera system miejski, więc przygotowujesz je raz.
Przed zapisem do żłobka prywatnego zapytaj o kilka rzeczy:
- Statut i warunki przyjęcia. Poproś o statut, zanim podpiszesz umowę — w nim są zasady przyjęć i opłat w czasie nieobecności dziecka.
- Kiedy zwalniają się miejsca. Zapytaj, czy placówka prowadzi listę oczekujących i jak z niej przyjmuje.
- Wpis do rejestru. Żłobek powinien być w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych — jak to sprawdzić, opisujemy w tekście o tym, jak wybrać żłobek Montessori.
- Umowa. Sprawdź okres wypowiedzenia i to, co dzieje się, gdy dziecko kończy wiek żłobkowy.
Koszty żłobków prywatnych w Warszawie omawiamy osobno w tekście o tym, ile kosztuje żłobek w Warszawie.
Kalendarz zapisu — licz wstecz od dnia startu
Najwygodniej planować zapis od końca: od dnia, w którym dziecko ma zacząć chodzić do żłobka. Poniżej przykład dla rodziny, która chce zacząć we wrześniu — to propozycja planu, nie wymóg przepisów.
- Po urodzeniu i nadaniu PESEL. Załóż konto i złóż wniosek do żłobka miejskiego, jeśli go rozważasz. Zapisz w kalendarzu przypomnienie o przedłużeniu w styczniu.
- Jesień i zima przed startem. Odwiedź kilka placówek, także prywatnych. Porównaj grupy, rytm dnia i adaptację.
- 1–15 stycznia. Przedłuż wniosek w systemie.
- Wiosna. Sprawdź harmonogram rekrutacji na nowy rok na stronie Zespołu Żłobków. Zbierz dokumenty: zeznanie podatkowe, zaświadczenie z pracy, książeczkę szczepień.
- Okno rekrutacji podstawowej (w 2026 roku 27 maja – 8 czerwca). Zaktualizuj kryteria i wybór placówek.
- Po komunikacie o zakwalifikowaniu. Potwierdź miejsce w ciągu 5 dni roboczych i umów weryfikację dokumentów.
- Dwa–trzy tygodnie przed powrotem do pracy. Zaplanuj adaptację.
Ten ostatni punkt łatwo pominąć, a to on w dużej mierze decyduje o tym, jak dziecko przeżyje start. Jeśli wracasz do pracy 1 września, a adaptacja trwa dwa tygodnie, pierwszy dzień dziecka w żłobku powinien wypaść w połowie sierpnia albo powrót do pracy powinien przesunąć się o te dwa tygodnie. Jak przygotować dziecko i siebie, opisujemy w poradniku o adaptacji w żłobku.
Czy żłobek jest dobry dla dziecka?
To pytanie rodzice zadają sobie zwykle w tym samym czasie, w którym szukają terminów rekrutacji. Nie ma na nie jednej odpowiedzi, bo zależy od dziecka, od rodziny i od samej placówki. Ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 przypisuje żłobkom trzy funkcje: opiekuńczą, wychowawczą i edukacyjną — to nie jest przechowalnia na czas pracy rodziców, tylko miejsce, które ma wspierać rozwój dziecka.
Co pomaga podjąć decyzję? Przede wszystkim wizyta: zobacz, jak opiekunki rozmawiają z dziećmi, ile dzieci jest w grupie, czy maluchy mają przestrzeń do ruchu i czy w ciągu dnia jest miejsce na sen według ich potrzeb. Zapytaj o adaptację — czy rodzic może być w sali w pierwszych dniach i ile ona trwa. Dobry żłobek nie spieszy się z rozstaniem.
Pomaga też uczciwe spojrzenie na własną sytuację. Jeśli rodzic wraca do pracy, a innej stałej opieki nie ma, żłobek bywa rozwiązaniem, które daje dziecku przewidywalny rytm i kontakt z rówieśnikami. Jeśli rodzina ma możliwość dłuższej opieki w domu, może z niej skorzystać i zapisać dziecko później. Obie decyzje są w porządku, o ile dziecko dostaje czas na spokojne przyzwyczajenie się do zmiany.
Po zapisie warto od razu sprawdzić dofinansowanie. Zasady świadczenia „Aktywnie w żłobku” opisujemy w tekście o warunkach programu Aktywnie w żłobku, a orientacyjne wyliczenie dla swojej rodziny zrobisz w kalkulatorze Aktywny Rodzic.
FAQ — pytania rodziców o zapis do żłobka
Czy można zapisać dziecko do żłobka przed urodzeniem? Do żłobka miejskiego w Warszawie nie. Regulamin rekrutacji wymaga wniosku dla dziecka z numerem PESEL, więc wniosek składasz po urodzeniu i nadaniu numeru. Zasady żłobków prywatnych określa statut placówki — zapytaj o nie bezpośrednio.
Czy wcześniejsze złożenie wniosku daje pierwszeństwo? Tylko przy równej liczbie punktów. Kolejność w grupie wiekowej ustalają punkty za kryteria, a jeśli dwa wnioski mają ich tyle samo, pierwszeństwo ma wniosek złożony wcześniej.
Ile placówek można wybrać we wniosku? Od jednej do trzech. Wszystkie wybierasz w jednym wniosku — dla jednego dziecka może być tylko jeden wniosek ze statusem „oczekujący”.
Co się stanie, jeśli nie przedłużę wniosku w styczniu? Wniosek zostanie odrzucony z systemu. Przedłużenie obowiązuje co roku od 1 do 15 stycznia dla wniosków oczekujących, zarejestrowanych do 31 grudnia poprzedniego roku.
Czy można dostać miejsce w żłobku w środku roku? Tak. Rekrutacja do żłobków miejskich w Warszawie trwa przez cały rok, a miejsca zwalniane w ciągu roku są obsadzane w rekrutacji uzupełniającej. Wnioski niezakwalifikowane we wrześniu biorą w niej udział automatycznie.
Ile mam czasu na potwierdzenie miejsca? Pięć dni roboczych od zakwalifikowania. Potwierdzenie wysyłasz e-mailem do placówki. Brak potwierdzenia oznacza odrzucenie wniosku we wszystkich wybranych placówkach.
Czy muszę mieszkać w Warszawie, żeby zapisać dziecko do żłobka miejskiego? Tak. Warunkiem przyjęcia jest zamieszkiwanie dziecka z rodzicami lub rodzicem w Warszawie oraz obowiązkowe szczepienia albo lekarskie przeciwwskazanie do nich.
Na koniec
Ola z ławki nad Wisłą nie spóźniła się z niczym. Antek ma PESEL, więc może złożyć wniosek choćby dziś, zaznaczyć kryteria i wpisać do kalendarza dwie daty: przedłużenie wniosku w pierwszej połowie stycznia i wiosenną rekrutację na wrzesień. Do tego czasu ma kilka miesięcy na spokojne obejrzenie żłobków, także prywatnych, i zaplanowanie adaptacji tak, żeby pierwszy dzień Antka nie wypadł w pierwszy dzień jej pracy. A gdy Antek skończy żłobek, przyda się wiedza o tym, od ilu lat dziecko może iść do przedszkola.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda dzień w żłobku Montessori i jak przebiega zapis, zajrzyj na stronę żłobka.